Zoomを使って手持ちの機種で簡単会?!社内会議の効率化をしよう!

Zoomを使って手持ちの機種で簡単会?!社内会議の効率化をしよう!

 

コロナウイルス拡大対策で在宅テレワークが多くなっている現在の日本。

あなたは、Skype(スカイプ)などを通して在宅で会議に参加する時、不便だと感じたことはありませんか?

そう、今あなたが思った様にどうしても人数に限られてしまいますよね?

実は、Zoom(ズーム)という方法でスムーズに会議が開けるんです。

なんと最大参加人数は1,000人です。

 

「そもそもズームって何?」そう、今思ったあなた。

 

zoom(ズーム)というのは簡単にいうと手持のデバイスを使って会議に参加出来る方法のことです。

今後の会議をZoom(ズーム)にすることで、在宅テレワークをしている社内の会議を会社で行うように大人数の意見を聞きながら行うことが可能になります。

そんな、現実離れした会議方法や機能、使い方についてあなたはこの記事を読み終えた時、職場の同僚に説明が出来るようになれると思います。

それでは深く掘り下げていきましょう。

 

【全ての機種で使えるZoomのビデオ会議とメッセージ】

 

Zoomは平たくいうと

「あなたが普段使っているスマホやタブレット、パソコンで容易にできるビデオ会議が出来るのがZoomです。」

それだけでは、あなたは「はい?」と首を傾げてしまいますよね?

Zoomでどうしてそんなことができるのでしょうか?その理由ですが、

 

①使い易い

②どんな機種でもミーティングに参加出来る

この2つが挙げられます。

 

【Zoomの会議とは?】

 

Zoomでミーティングを行う時に必要になるのがお互いのスケジュール管理です。

Zoom内でお互いのカレンダーシステムを同期することで、効率的なビデオ会議が開けます。

スムーズにお互いのスケジュール管理が出来ることで、今あなたが手にしているデバイスやパソコンなどを使い内外の通信や全社ミーティング、新人研修などのトレーニングを1つの通信プラットフォームでデスカッションが行えます。

つもり、今まであなたはパソコンの前から離れられない。そんな現実がスマホやタブレット端末で会議に参加出来るので自宅内でくつろぎながらデスカッションが行えるのです。

 

【Zoom会議に必要なものは?】

 

必要なものは、

・パソコンやスマートフォン、タブレット

・インターネット環境です

パソコンでは、ノートパソコンのようにカメラ付きだと顔を見ながら会議が行えます。

また、スマートフォンの場合は、ギガ数の消費が大きいので、

必ずWiFiに接続して行いましょう。

 

他にも、大人数で会議をする場合、マイクや、イヤホン、スクリーンなどもあると良いでしょう。

 

【Zoom会議に参加出来る人数は?】

 

しかも驚きなのが、HDビデオと音声を会議に入れることで、最大1,000人がビデオ会議に参加が出来ます。

ここがパソコンとの違いですが、最大49のビデオをスクリーン上に表示することも可能です。

 

【コラボレーションツールとは?】

 

大人数の参加が可能なので、スクリーンを同時に参加している全員が共有で注釈を入れるということができるのです。

すると議題に沿った内容を短時間で連携を取りながら決定することに繋がります。

 

【ミーティング情報漏えいの予防】

 

社内会議とは違い、様々な場所に居る人が参加している会議ですが、会社内だけの情報を守ることが出来ます。

①全ての会議が暗号化させるので安全性が高い。

②参加者のセキュリティが万全。

③入室にパスワードの設定ができる。

 

以上のことからも、安全性が高いと言えます。

 

【記録と転写機能】

 

①ミーティングの記録が出来ます。

②AIが創り出した転写の確認が出来ます。

③効率化されたカレンダーを使用出来ます。

④会議のスケジュールを作成しているのです。

また会議の開始時にOutlook、Gmail、iCalが使えるのです。

⑤チームなどのグループごとに、チャットを使うことでそれぞれの意見をまとめることが出来るのです。

⑥或いは、1対1またはグループでの通話を通して簡単に意見を商品開発するなど、発展させることができます。

 

このように、会議に必要になる細かい部分まで行き届いています。

 

【どれくらいの人が満足しているのか?】

 

Zoom公式ホームページより

①92%の利用者は、仕事の効率が良くなったと思えています。

②82%の利用者が、仕事を信頼して行えたと思えたようです。

91%が満足してます。

仕事に必要な信頼や満足度が高いことから期待が出来ます。

 

【会議に起きやすいトラブルを解決出来る?】

 

会議トラブルというと、録画が上手く出来なかったなどがありますがそんなトラブル回避策として

①会議を録画した後Zoomの記録の部分をクリックすることでAIが創り出した複写としてメモが残ります。

②Zoomで会議を録画した後は編集無しで直ぐに使えます。

③背景を見栄えの良い風景などに変更することが出来ます。

これはiPhone,Android向けに開発されたアプリを使うことで可能になります。

 

【会議に参加している人の意見を聞くことができる?】

 

①チャットを使って意見を聞くことが出来ます。

詳しくは公式ホームページ

https://zoom.us/jp-jp/feature/messaging.html

を閲覧してください。

 

②参加者がバーチャルで挙手やアンケートをすることまで出来るのです。

 

更に、参加者全員の意見の声を聴くことが出来ます。

このように、リアルな会議同様に賛成か否かを参加者から意見を聞いて決断まで、行えるのです。

そして、全員が使っているメール(gmailなど)や検索(Googleなど)を使うことが出来ます。

Zoomの公式YouTubeチャンネルより日本語字幕がいくつか取り上げてみました。

 

使い方などを動画で確認しながら使っていきましょう。

 

YouTube公式チャンネル

https://www.youtube.com/user/ZoomMeetings

日本語字幕動画

①Zoomダッシュボード

②ミーティングのスケジュール

 

②Zoomミーティング参加方法

 

③オーディオとビデオの設定

 

④ミーティングの録画方法

 

⑤ミーティングコントロール

 

⑥画面共有方法

内容は全て
Zoom公式ホームページ
Zoom公式YouTubeより引用、参照しております。

 

まとめ

 

今回は、Zoomの大まかな紹介を行いました。

 

会議や、打ち合わせをZoomで行う機会も多くなってきます。

働き方改革などの影響もありますが、

今回は、コロナウィルスの影響で、集まれない場合での会議など

利用する機会が多くなってきますので、

ご参考に。

 

コロナウィルスが早く収束することを願って。。