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2022年5月23日

ホームページで作業を大幅に効率化!4つの例をご紹介!

業務効率化

ネットでホームページ制作にかかる費用を調べたことがあるあなたは、
・本当にホームページを作るべきなのだろうか
・費用が高すぎて、投資する意義が見出しにくい
といったことで悩んではいないでしょうか。

今回は、そんなあなたのために、ホームページを作れば業務効率化を狙える内容についてご説明します。

たとえば、
・ホームページで自社(店)の存在を、紙媒体に依存せず広く知らせることができる
・見込み客リストを手に入れることができる
・電話での問い合わせが減る
・顧客管理システムやチャットボットとホームページを連携させて、素早い対応ができる
といったことが可能です。

最後まで読んでくだされば、「ただ単に自社を紹介するだけのホームページになり失敗した」「大きな投資にもかかわらず、せっかくの効率化ができていなかった」といった問題を回避できるはずです。

ホームページの役割と必要性

ホームページでできることをご説明する前に、まず、ホームページの役割や必要性について確認しておきたいと思います。

ホームページは、「ネット上のあなたの会社(店)の看板」といっていいでしょう。
どんな商品/サービスをどのくらいの金額で提供しているか、営業時間や定休日、所在地といった基本的な情報がなければ、検索する人はあなたのビジネスを知らずに終わります。

あなたも、どこかにでかけるとき、その土地でいいお店はないか、そこでどんなことを楽しめるのか、ネット検索しないでしょうか。
このようなニーズを取りこぼさないために、ホームページを作ることが重要なのです。

ホームページを作ることで業務効率化できる業務4例

ここからは、ホームページを作ることで可能な業務効率化の例を取り上げます。
もしかすると、あなたが思っているよりもはるかに広い範囲で、業務を効率化できるかもしれません。

1.ホームページで自社(店)の存在を広く知らせることができる

ホームページを作ると、あなたのビジネスをあらゆる人に知らせることができます。
チラシなどの紙媒体の場合、配布した範囲でしか知らせることはできません。
一方、ホームページの場合、いつ・どこにいる人にもあなたの会社(店)の情報を伝えることができます。

ただし、単にホームページを作るだけでは、検索してもらう「受け身」の状態です。
検索サイト(GoogleやBing、Yahoo!)に認識させるためのいろいろな仕掛けを施し、検索しようとする人の目につきやすい状態を作る必要があります。

具体的には、SEO対策した検索されやすい文章を用意したり、Googleがサイトやブログを認識するためのパトロール隊(Googlebot・クローラーともいう)を呼び込む、ネット広告を出すといった工夫が不可欠です。

これには、同業他社、特に競合企業のサイトにある情報量を上回るコンテンツ(内容)が求められることがあります。

2.見込み客リストを手に入れることができる

ホームページを作るとき、お問い合わせフォームを一緒に作ります。

このようなフォームを見るとわかるのですが、名前や会社名、住所といった連絡先を求められますね。
これは、お客様に対して返事をするときに失礼をしないためだけでなく、営業先(見込み客)のリストを得るためでもあります。

また、ホワイトペーパー(資料)のダウンロードページにフォームを添えておけば、さらに一段階上の、あなたの提供する商品/サービスに「強く」興味をもつ人の情報が手に入ります。

3.電話での問い合わせが減る

業務効率を阻む要因のひとつに、「電話」がありませんか。
電話は社内での本来の業務を中断させる要因のひとつで、ときに社内の数多くの部署/人を巻き込み、社内全体の業務ペースを大きく落とすこともあります。

例を挙げると、
・事務員が電話を取り、担当者に回す
・問い合わせに関する回答を用意する
→場合によっては、各部署と相談の上決裁者の判断を仰ぐ
・折り返し電話をかける
というように、多くのスタッフの時間を奪ってしまいます。

顧客や見込み客は、急ぎでない限り問い合わせフォームを使ってくれるでしょう。
問い合わせフォームからの連絡ならば、リアルタイムでの対応は必要ありませんので、業務中に手を止める必要が大幅に削減できます。

さらに言えば、ホームページの中にFAQ(Q&Aページ)を作っておくと、電話での問い合わせをより多く減らせます。
ネットで検索することが当たり前になりつつある今、顧客/見込み客は、「いつでもどこからでも情報を得たい」と思っています。
FAQ(Q&A)ページがあれば、それらの人たちは自分で回答を探しますので、電話がかかってくる数がより減る、という具合です。
これを「セルフサービス」と呼び、電話が苦手な人/世代にも喜ばれます。

4.顧客管理システムやチャットボットとホームページを連携させて、素早い対応

貴社では、顧客管理システム(CRM)を導入していますか?
ホームページと顧客管理システムとを連携させれば、さらに作業効率を上げることができます。

・問い合わせフォームの情報をCRMに取り込み、既存データとまとめられる
・常にフレッシュなCRMの情報を営業/販売に役立てることができる

また、ホームページにチャットボットを組み入れると、顧客/見込み客の利便性があがり、好まれる企業となれます。
顧客/見込み客には、それぞれ好みの連絡手段があります。
電話やFAX、メール、チャット…いくつもの連絡方法(チャネル)を用意しておくと、営業時間外の問い合わせを溜めておき、翌営業日に返答できます。
つまり、上の「電話での問い合わせが減る」というメリットをさらに向上できるのです。

追加情報としてお伝えしますが、チャットボットには「シナリオ型」「一問一答型」があり、事前に用意しているFAQを活用するならまず「シナリオ型」の導入を検討してください。
シナリオ型なら既存のFAQを利用できますので、顧客に喜ばれながら業務効率化でき、費用を抑えつつ導入できます。

まとめ

ホームページ制作を外部に依頼するためには、それなりの費用が必要です。

大きな費用がかかるホームページ制作ですが、
・自然と営業先リストを増やせる
・電話での問い合わせが減り、作業を中断させられるシーンが減る
・様々なシステムとホームページを連携すれば、顧客対応が素早くなり、効率化できる
といったメリットがあります。

あなたのビジネスを幅広い見込み客に知らせるだけでなく、業務の効率化も見込めるホームページ。
あなたの抱える課題によって、ホームページに持たせなければならない機能(ツール)は違います。
ですが、業務内容に最適な仕組みに仕上げて適切に運用すれば、作業効率は飛躍的に向上します。
その効率化の効果は、あなたの思っている以上のものかもしれません。

株式会社Daiju.tech(ダイジュテック)では、日田市内の企業さまの「業務効率化」をも含むホームページ制作をしています。
近隣の市町村にも対応していますので、「ホームページで効率化を」と希望されるときは、いつでもお問い合わせください。